Well done…

Jugendliche entwickeln bereits in ihrer Kindheit neue Ideen, die sie gern in ihrem Umfeld umzusetzen möchten. Die einen begegnen neuen Freunden und organisieren spontane Treffs, verabreden sich auf dem Spielplatz oder organisieren sich in den Vereinen. Die anderen dagegen träumen von Turnieren, Vereinsfesten oder Sommercamps, die sie gern selbst organisieren möchten, doch nicht wissen worauf es zu achten gilt. Hier liegt die Aufgabe unserer Vereine darin, die engagierten Sportler frühzeitig zu erkennen und mit den vorhandenen Mitteln im und außerhalb des Vereins zu fördern.

Die Förderung eines Jungerwachsenen kann dabei sehr vielseitig sein und sollte stets im Interesse des Vereins sowie im Übereinkommen mit dem Jugendlichen abgestimmt sein. Neben Gruppenhelfer-, Jugendleiter- oder Übungsleiterlehrgängen, gibt es eine Vielzahl von Ausbildungsangeboten, die im Sportverein vermittelt werden müssen. Doch wie kommt man nun von seiner Idee zum eigentlichen Projekt? Die Angst zu versagen ist bei den meisten stets größer, als die Angst etwas anzufassen. Bevor man jedoch seine Idee in die Realität umsetzen möchte, sollte man sich im Vorfeld der Veranstaltung aus organisatorischen Gründen verschieden Fragen stellen. Was will ich eigentlich organisieren? Ist es ein Vereinsfest, eine Trainingseinheit oder gar ein mehrtägiges Turnier? Was für einen Umfang soll die Veranstaltung eigentlich haben? Für wen möchte ich etwas organisieren? Ist das geplante Vorhaben nur für ein paar Freunde oder möchte ich gleich mehrere Mannschaften laden? Will ich neue Mitglieder gewinnen oder Jugendliche aus anderen Vereinen mit meiner Veranstaltung ansprechen? Fragen über Fragen, die es sich immer lohnt zu stellen.

Nun sollte man sich Gedanken machen, wann eine Veranstaltung letztendlich stattfinden soll. Ein Kindertraining für Grundschüler kann beispielsweise nicht am späten Abend unter der Woche stattfinden. Genauso sollte ein Freizeitturnier nie auf einen Arbeitstag fallen. Den richtigen Zeitpunkt für die ausgewählte Veranstaltung finden, ist meist der Schlüssel zum Erfolg.

Interessant nach der Betrachtung des Zeitfaktors sowie der geplanten Länge der Veranstaltung, ist auch die Frage nach dem Ort des Spektakels. Ein Gelände was abgelegen liegt und eine Anreise via Bahn oder Auto erschwert, ist demzufolge eine ungünstige Ausgangslage für einen Veranstalter. Genauso wichtig wie die Zeit und der Ort ist der Umfang der Veranstaltung, der für eine weitere Planung von großer Bedeutung ist. Ein Freizeitturnier mit 100 Spielern in einer kleinen Turnhalle ist nahezu unmöglich zu organisieren. Das Verhältnis der Fläche zu den Teilnehmern sollte in einem ausgewogenen Maße gewählt werden.

Schlussendlich muss noch vor der eigentlichen Ausschreibung geklärt werden, wie das Projekt eigentlich finanziert und wie von außerhalb dabei unterstütz werden kann. Die Gesamtkosten nach der Veranstaltung beim Verein abzurechnen, ohne im Vorfeld Absprachen getroffen zu haben, sorgt meist für Unmut und Unverständnis. Aus diesem Grund empfiehlt sich stets, sich vor der Veranstaltung Gedanken über die möglichen Einnahmen und Ausgaben zu machen und diese zusammen mit dem guten Konzept beim eigenen Verein vorzulegen. Nur durch eine gute Kommunikation zwischen Veranstalter und Verein kann das Projekt zu einem Erfolg führen. Eine gute Planung im Vorfeld sorgt für Zufriedenheit bei den Teilnehmern, für gute Stimmung vor Ort und eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit für den Verein. Junge Menschen mit ihren Ideen müssen somit gefördert werden und die Chance erhalten, Neues zu entdecken sowie ihre Anregungen umzusetzen.

MagJunior hat im Zusammenhang mit dieser Recherche eine Checkliste zusammengestellt, die es einem Jeden erleichtern soll, eine Veranstaltung zu planen. Viel Erfolg!


Termin
finden (Schulferien beachten, Feiertage, verl. Wochenende, Planungen der Eltern). Beachtet stets die Urlaubszeiten der Eltern, klärt ggf. im Vorfeld Termine ab und versendet die Ausschreibung rechtzeitig, damit Eltern sich auf das Angebot einrichten können.

Teilnehmerzahl festlegen (Verhältnis zw. TN/Betreuer gemäß dem Alter beachten). Nicht nur das Alter, auch das Geschlecht oder die Herkunft des Kindes ist zu betrachten.

Betreuerliste erstellen (mögliche Helfer ansprechen, Fördermöglichkeiten finden, motivieren). Qualifikationen der Betreuer abfragen (ggf. Führungszeugnis, Führerschein, Erste Hilfe, Rettungsschwimmer, Pfadfinder, …)

Veranstaltungsort festlegen (Sportplatz, Schule, Halle, Freibad, Wald, Spielplatz, …). Versucht den VO gemäß eurer Anreiseplanung zu wählen – achtet auch auf Bahnhöfe.

Anreise der Teilnehmer planen (eigene Anreise, Busfahrt, Bahnfahrt, PKW, Fahrrad,…). Ggf. die Zahl der Betreuer bei Reisen mit Bahn oder Fahrrad anpassen.

Verpflegung ausreichend planen (Selbstverpflegung, Fremdverpflegung). Achtet auf das Alter der Kinder, die Art der körperlichen Betätigung und genug Obst/Getränke.

Ablauf planen (Trainingszeiten, Erholungsphasen, Spiele, Besuche, Baden, Grillabend,…). Ein abwechslungsreiches, kostengünstiges und abenteuerliches Programm bieten.

Finanzierung kalkulieren (möglich Ausgaben den geplanten Einnahmen gegenüberstellen). Mögliche Ausgaben – Verpflegung, Platzmiete (Halle, Zeltplatz), Sportmaterialien, Anreisekosten der Betreuer, Versicherungen, Druckkosten, Werbung/Marketing, Honorare, Goodies, Merchandising; mögliche Einnahmen – Teilnehmerbeitrag, Sponsoren, Fördermittel;)

Ausschreibung entwerfen (Was, Wann, Wo, Preis, Ablaufplan,…). Weniger ist manchmal mehr! Einfach, übersichtlich und nicht zu bunt gestalten.

Anmeldeformular erstellen (Anmeldefrist setzen, personenbezogene Daten abfragen, Alter, Größe, Konfektionsgröße, Geschlecht, Vegetarier, Medikamente/Krankheiten, Badeerlaubnis, Hinweis auf Belehrungen geben, Anmeldung erst mit Bestätigung wirksam, Kontaktdaten). Je mehr Informationen ihr über den Teilnehmer im Vorfeld habt, desto schneller könnt ihr vor Ort bei Problemen reagieren.

Anmeldebestätigung vorbereiten (Rechnung, Zahlungsziel, Packliste, Verbotsliste, Infos)

Werbung (Vereine kontaktieren, Zeitungsberichte erstellen, Flyer drucken, …)

Sponsoren finden (Ausrustung, Verpflegung etc). Floorballshops oder –Marken sind an solchen Veranstaltungen immer interessiert. Im Tausch fur das Branding (Namensgebung) oder ein paar Werbeflachen erhält man als Ausrichter Material, personelle Unterstutzung oder auch verlockende Sonderangebote fur alle Teilnehmer des Camps.

Einweisung der Teilnehmer und Betreuer vorbereiten (Informationsfluss zwischen Veranstalter und Betreuer; Schulung der Betreuer planen; Motivation). (am)